Hvad betyder den næste budgetændring for dit projekt?

Selv mindre ændringer i et porteføljeprojekt kan have store konsekvenser. Men for at kunne vurdere hvilken betydning ændringerne har, skal projektorganisationen have adgang til aktuelle data af høj kvalitet.

Budgetændringer, ændring af tidsplan og andre ændringer i store projekter med mange projektejere og projektledere stiller store krav til projektorganisationen.

Og ændringerne rejser en lang række spørgsmål. Hvilke konkrete konsekvenser får ændringerne? Skal der laves nye analyser? Hvilke nye prioriteringsprocesser skal iværksætters? Hvilke nye beslutningsoplæg skal forberedes? Hvordan koordineres på tværs af fagområder?

Hvis ledelsen ikke har adgang til aktuelle data, er der ikke et tilstrækkeligt solidt grundlag for at vurdere, om der er finansiering, der med fordel kan flyttes til andre dele af projektet, eller om der er projekter, der skal stoppes for at sikre ressourcer til vigtigere projekter.

Mange beslutningsdata vil reelt være forældede,

inden de præsenteres for ledelsen.

En anden udfordring som projektorganisationen typisk oplever, er svingende datakvalitet. Hvis budgetterne ligger som ‘skufferegnskaber’ hos de enkelte projektledere, så kræves der et stort konsolideringsarbejde, før man har adgang til brugbare tal. Det skyldes manglen på standardiserede principper for budgettering, kontraktstyring m.m. Derfor hvil mange beslutningsdata reelt være forældede, inden de præsenteres for ledelsen.

En afledt effekt af de løbende udfordringer med budgettering og kontraktstyring er, at man ofte oplever et mindre engagement blandt projektlederne. Manglen på effektive værktøjer betyder, at de kommer til at bruge uforholdsmæssig lang tid på disse opgaver. Tid, som de kunne udnytte bedre på selve projekterne.

At styre en projektportefølje med manglende aktualitet i sine data kan sammenlignes med at styre en bil i høj fart kun ved at se i bakpejlet: Når man opdager, at man er på vej ud i grøften og bør rette op, er det allerede for sent.

Captyst PPM er et økonomi- og kontraktstyringsværktøj, der er født digitalt. Det giver en række klare fordele i forhold til den traditionelle dokument-baserede tilgang.

I CAPTYST kan økonomimedarbejderen løbende kontere indtægts- og omkostningsbilag, og projektlederen kan foretage budgetopfølgning og sende budgetændringer til godkendelse i takt med projektets udvikling.

Når ledelsen skal godkende ændringer i budgettet, giver Captyst overblik over de foreslåede ændringers indflydelse på det samlede budget. Et overblik, der er baseret på aktuelle data. Alle oplysninger er tilgængelige i real-time, og projektet nøgletal præsenteres i overskuelige dashboards. 

Captyst giver et samlet og opdateret overblik over projektporteføljens udvikling. Det gør det muligt at prioritere og fordele ressourcerne effektivt. Med andre ord så kan projektlederen nu koncentrere sig om at se ud ad bilens forrude og dermed styre sine projekter bedst muligt i mål. Og ledelsen har de bedste forudsætninger for at opfylde alle porteføljens målsætninger.

C A P T Y S T  |  København

Østergade 17, 2. sal
1100 København K, Danmark
Tlf: (+45) 30 66 17 75
E-mail: [email protected]

C A P T Y S T  |  Aarhus

Skæringvej 88,
8520 Lystrup Danmark

Tlf: (+45) 30 66 17 75
E-mail: [email protected]

Copyright © 2015-2018, Captyst ApS | Persondatapolitik | Sitemap | CVR: DK37185698